領収書自動管理ツール

スキャン→デジタル化→自動データ抽出→出金伝票自動生成

システム概要

このツールは、紙の領収書をスキャンし、自動的にGoogle スプレッドシートにデータを抽出・整理して、 必要に応じて出金伝票を自動生成するシステムです。OpenAI APIを活用したOCR機能によって、 金額、店名、日付などの情報を自動認識し、手作業なしでデータ入力を完了します。

時間節約

手作業による入力作業を削減し、作業時間を大幅に短縮

精度向上

AIによる高精度な文字認識で入力ミスを防止

書類の自動化

出金伝票の自動生成で経理処理をスムーズに

システムフロー

1. 画像データから自動で読み込む

  • レシート/領収書を月毎に日付順にスキャンし、デジタル化
  • PDFからPNGデータに変換
  • Googleドライブ上の指定のフォルダにPNGファイルをインポート

スキャン・変換・保存

PDF → PNG → Google Drive

2. 画像データから自動で読み込む

  • レシート領収書_直接OCR用.gsheet
  • GASを開いて「」を実行
  • 1枚あたり1分間隔で読み込む
  • 誤字や不備などを手動修正

AI文字認識処理

OpenAI API (ChatGPT-4 Vision)で自動データ抽出

3. 出金伝票形式でgsheet別シートに出力

  • 出金伝票出力用.gsheet
  • インポート先とエクスポート先のシートを指定
  • 「処理実行ボタン」シート内の「生成」をクリック

出金伝票自動生成

テンプレートに基づく伝票作成

• 日付、金額、支払先、摘要などの情報を自動で抽出

• スプレッドシートの別シートに自動で転記

• フォーマットを統一し、データの一貫性を確保

4. 印刷

  • お好みの出金伝票のフォーマットで印刷
出金伝票化の一覧

出金伝票の印刷

カスタマイズ可能な印刷フォーマット

技術詳細

コンポーネント 詳細
スキャナー レシート/領収書を月毎にスキャン可能なデバイス
ファイル形式変換 PDF→PNG変換ツール（オンラインツールでも可）
Google Drive PNG画像ファイルの保存・管理
Google スプレッドシート データ管理・出力のメインプラットフォーム
Google Apps Script 自動処理のためのスクリプト実行環境
OpenAI API ChatGPT-4 VisionによるOCR機能・テキスト抽出
Dify 複数アプリを連携するのに使用（OpenAI APIと連携）

導入メリット

作業時間の大幅削減

手作業で行っていた領収書のデータ入力作業を自動化することで、作業時間を最大90%削減できます。

人的ミスの排除

AIによるデータ抽出により、入力ミスを大幅に削減。高い精度で金額、日付、店舗名を認識します。

支出追跡の効率化

すべての領収書データがデジタル化され体系的に整理されることで、支出の把握や分析が容易になります。

経理業務の自動化

出金伝票の自動生成により、経理処理のステップが簡略化され、業務効率が向上します。

実装・導入ガイド

事前準備

  • Google アカウントの準備（Google Drive、スプレッドシートの利用）
  • OpenAI APIアカウント取得とAPIキーの発行
  • スキャナーまたはスキャンアプリの準備
  • PDF→PNG変換ツールの準備

Google Apps Script の設定

  1. レシート領収書_直接OCR用.gsheetを作成し、必要なシートを設定
  2. スクリプトエディタを開き、OpenAI APIを呼び出すコードを実装
  3. OCR処理と結果の解析、データ抽出ロジックを実装
  4. 出金伝票フォーマットに対応するテンプレートシートを準備
  5. バッチ処理機能の実装（1分間隔での処理）

使用フロー

  1. 領収書をスキャン→PDFからPNGに変換→Googleドライブにアップロード
  2. レシート領収書_直接OCR用.gsheetでGASスクリプトを実行
  3. OCR処理と自動データ入力が完了するのを待機
  4. 必要に応じてデータの確認・修正
  5. 出金伝票出力用.gsheetで「生成」ボタンをクリックして伝票を生成
  6. 印刷設定を調整し、最終的な出力・印刷を実行

よくある質問

どのくらいの精度でデータを抽出できますか？

OpenAI APIのVisionモデルを使用することで、約95%の精度でテキスト抽出を実現しています。ただし、手書きの領収書や印字が不鮮明な場合は精度が低下する可能性があります。

一度に何枚の領収書を処理できますか？

システムは1枚あたり約1分の間隔で処理を行います。APIの制限を考慮して、一度に大量の処理は避け、バッチ処理で順次実行することをお勧めします。

カスタムの出金伝票フォーマットに対応できますか？

はい、スプレッドシートのテンプレートをカスタマイズすることで、独自の出金伝票フォーマットに対応することができます。GASスクリプトの調整が必要な場合があります。

セキュリティ面は大丈夫ですか？

データはGoogle DriveとOpenAI APIを通じて処理されます。機密性の高い領収書を扱う場合は、適切なセキュリティポリシーを策定し、APIキーの管理や権限設定に十分注意してください。

まとめ

領収書自動管理ツールは、紙の領収書の管理から経理処理までのワークフローを大幅に効率化するソリューションです。 AIによる自動テキスト認識と、Google Apps Scriptによる自動処理の組み合わせにより、従来の手作業による入力作業を 削減し、ヒューマンエラーを防止しながら経理プロセスをスピードアップします。

次のステップ

  • テスト導入として、小規模な領収書セットで動作確認
  • 必要に応じてカスタマイズ（カテゴリ分け機能の追加など）
  • 経理システムとの連携拡張の検討
  • 定期的なスクリプトの更新とメンテナンス
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